9 проблем эффективного планирования: как правильно ставить цели и почему списки не всегда работают
Все мы знаем, что для повышения продуктивности полезно вести списки дел и ставить себе цели, но мало кто умеет делать это правильно. Вместе с ведущим телеграм-канала Triple L Кириллом Мишуком разбираемся, как правильно формулировать свои задачи и какие девять проблем целеполагания мешают нам жить.
Исследования Йельского университета (1953) и Гарварда (1979) об эффективности постановки письменных целей — одни из самых цитируемых. У студентов спросили, записывают ли они свои цели. Выяснилось, что 84% не ставили цели вообще, 13% ставили и не записывали их, и только 3% писали, к чему стремятся. Через 10 лет исследователи спросили тех же людей об их заработке. Оказалось, что те 3% студентов, которые ставили цели письменно, зарабатывали в среднем в 10 раз больше, чем остальные 97%.
Результаты впечатляют. Но что, если эти исследования — фальшивка?
Меня насторожило, что в обеих работах фигурировали одни и те же цифры. Более того, не удалось найти фактические документы из этих исследований — только упоминания о них. В итоге я наткнулся на опровержение от журнала Fast Company в 1996 году: Йельский университет официально признал, что никакого исследования они не проводили. Миф распространили мотивационные спикеры: Тони Роббинс, Брайан Трейси и другие, которые не удосужились найти реальный источник. Но, как сказал Брайан Трейси, отвечая на вопросы журналистов, даже если исследования не было, это должно быть правдой.
Помогает ли постановка целей на самом деле?
Доктор психологии Гейл Мэттьюз из Доминиканского университета Калифорнии решила проверить результаты фейковых исследований Гарварда и Йеля и выяснить, что на самом деле способствует достижению цели.
В ее работе участвовали 267 человек от 23 до 72 лет разных профессий из разных стран. Ученые попросили испытуемых поставить цель — то, чего они хотят достичь в течение следующих 4 недель. Затем всех участников в случайном порядке разделили на 5 групп:
1) те, кто не записывали цель;
2) те, кто записали цель;
3) те, кто записали цель и приняли обязательство выполнять действия для достижения цели;
4) те, кто записали цель и приняли обязательство перед своим другом выполнять действия для достижения цели;
5) те, кто записали цель, приняли обязательство и отправляли другу еженедельные отчеты о проделанной работе.
По итогам эксперимента участников попросили оценить собственный прогресс в достижении цели.
5-я группа справилась лучше остальных, а средняя оценка групп 2–5 была значительно выше, чем у первой группы — единственной, кто не фиксировал цели на бумаге.
Результаты гарвардского «эксперимента» отчасти подтвердились.
Исследования в области постановки целей могут иметь и прикладной характер. В 2015 году в Мюнхенском университете исследовали, как постановка целей влияет на продуктивность сотрудников завода. Эффективность работы измеряли, проверяя качество и количество собранных изделий. Оказалось, что сотрудники с поставленными целями работали в среднем на 12% эффективнее контрольной группы.
Научные исследования о постановке целей проводятся с середины ХХ века. Наиболее авторитетными учеными в этой области считаются Эдвин Лок и Гэри Латем. Их статья 2002 года обобщила исследования в этой области за последние 35 лет.
Ученые выделили 5 ключевых параметров, которым должна соответствовать каждая цель:
Лок и Латем сравнивали два формата постановки целей — «старайся на пределе возможностей» и «старайся улучшить свой предыдущий результат». В абсолютном большинстве случаев (51 из 53) второй способ оказался эффективнее.
Ставить конкретные цели помогает известная методика SMART.
В другой работе Латем и Лок сопоставили два подхода к тому, как ставить цели работникам — привлекая самих сотрудников или в приказном порядке. Ученые предполагали, что второй подход будет менее эффективным, но оказалось, что сотрудникам важнее понимать смысл цели, чем лично участвовать в ее постановке.
2. Вызов
Также Лок и Латем сравнили сложные цели со средними и легкими.
В 48 случаях из 57 дерзкие цели привели к лучшим результатам (цель можно считать дерзкой, если раньше вы ее не достигали).
В другом исследовании ученые определяли, как частота обратной связи и сложность цели влияют на эффективность ее выполнения. К эксперименту привлекли 80 семей и попросили их сократить потребление энергии. Семьи разделили на 4 группы:
сложная цель с частой обратной связью,
сложная цель без обратной связи,
простая цель с частой обратной связью,
простая цель без обратной связи.
Группам со сложной целью поставили цель сократить потребление энергии на 20%, а группам с простой целью — на 2%. Наилучший результат показала первая группа (сложная цель и частый фидбек): она уменьшила потребление энергии в среднем на 14%. Результаты остальных практически не отличались от данных контрольной группы, у которой не было никакого задания.
После достижения цели полезно продемонстрировать полученные результаты на публике: изучавшие иностранный язык могут посетить конференцию с иноязычным спикером, тренировавшие ораторское искусство — выступление со стендапом и т. д.
Амбициозная цель и обратная связь одинаково важны для успеха.
3. Обязательства
В исследовании Гейл Мэттьюз лучший результат показала группа, которая взяла на себя обязательство перед друзьями и регулярно делилась с ними отчетами о прогрессе. В метаисследовании 2002 года Лок и Латем пришли к тем же выводам.
Публично взятое обязательство повысит вероятность достижения цели.
На уровне конкретного человека помогут социальные сети или компания друзей. В группе это работает так: каждого участника нужно привлекать к разработке и принятию общей цели. Люди, которые участвовали в разработке групповой цели, добивались больших результатов, чем те, кто этого не делал.
Сама по себе групповая постановка цели не дает значимых преимуществ по сравнению с индивидуальной. Зато так сотрудники лучше понимают, почему конкретная цель важна и ее стоит выполнить. А как мы выяснили в пункте 1 («Ясность и конкретность»), понимание смысла цели повышает вероятность ее достижения.
Повысить вовлеченность сотрудников в групповую цель можно тремя способами:
1) обеспечить условия по улучшению мастерства;
2) найти ролевую модель, с которой человек может себя идентифицировать;
3) выразить личную убежденность, что человек способен достичь цели.
4. Обратная связь
Обратная связь помогает увидеть текущий прогресс в достижении цели. Гейл Мэттьюз выяснила, что студенты, которые делились своим прогрессом за неделю, добивались лучших результатов.
Фидбек лучше работает для людей с высокой самооценкой: они получают больше пользы как от негативного, так и от позитивного отзыва о своей работе.
Люди лучше воспринимают обратную связь, которая подтверждает их представления о себе. Уровень самооценки также влияет на то, сколько усилий человек предпринимает по мере усложнения цели. Чем выше самооценка, тем больше сил мы готовы вложить ради достижения поставленной цели.
В 1978 году Гэри Юкл и Гэри Латем сравнили группы машинисток с высокой и низкой самооценкой. Оказалось, если первые знали, что успешное достижение цели не поможет им продвинуться по службе, это не влияло на эффективность их работы. А вот у группы с низкой самооценкой отсутствие стимула снижало результаты.
5. Контролируемая сложность
Вероятность того, что человек не сможет достигнуть своей цели, влияет на то, как он воспринимает результаты своего труда. Сложные задачи могут повысить эффективность переговоров и выполнения задач, но участники будут меньше удовлетворены высокими результатами. Это снижение удовлетворенности влияет на то, как люди видят себя, и имеет важные последствия для будущего поведения.
Если человеку поставить сложную задачу на концентрацию внимания или при тестировании интеллекта, его производительность повысится, но он может засомневаться в своих способностях.
То, как человек воспринимает свою эффективность, определяет, сколько усилий он вложит в свою работу. Ухудшение самооценки в долгосрочном периоде приводит к ухудшению результатов.
Если поставить слишком сложную задачу, человек может выполнить ее неудачно, самооценка у него снизится. А работник с низкой самооценкой, выполняя комплексные задачи, скорее будет беспокоиться, чем концентрироваться на работе.
Как этого избежать:
разбивайте большую задачу на несколько маленьких;
устанавливайте промежуточные дедлайны;
отслеживайте уровень стресса при выполнении задачи.
Психолог Габриэль Эттинген и ее команда изучали, как позитивные фантазии влияют на депрессию. Оказалось, что, когда человек мечтает, депрессия у него снижается. Но спустя полгода у участников эксперимента наблюдался обратный эффект: из-за мечтаний они прикладывали меньше усилий, чтобы достичь цели, и уровень депрессии повышался.
Ученые советуют: вместо того чтобы воображать хороший исход событий, рассмотрите возможные препятствия для достижения цели и заранее придумайте, как их преодолеть.
Свои рекомендации специалисты оформили в 4-ступенчатую методику WOOP:
Wishes — чего я хочу?
Outcomes — что мне даст достижение цели?
Obstacles — какие препятствия ждут меня на пути к цели?
Plan — как мне преодолеть эти препятствия?
Этап 1 — постановка цели. Ответ на вопрос «Как понять, чего я хочу?» потребует больше слов, чем эта статья — но будем считать, что вы уже определились со смыслом жизни. Для формулирования самой цели используйте методику SMART и описанные выше принципы Лока и Латема.
Этап 2 — выгода. На втором этапе нужно как можно четче представить выгоду от достижения цели. Например, изучение английского позволит смотреть любимые сериалы в оригинале, не дожидаясь их перевода, понимать речь иностранцев во время путешествий и т. д.
В 2009 году группа ученых выяснила, что неожиданно высокий уровень награды снижает продуктивность и полученные впоследствии результаты. Оказалось, что высокая награда вызывала страх потери и тревожность вместо предвкушения возможного успеха. Поэтому помните, что цель «войти в топ-10 теннисистов мира» скорее демотивирует, если вы только-только вошли в первую сотню рейтинга. Цель «войти в топ-50» будет более подходящей.
Согласно теории самодетерминации (самоопределения) мотивация бывает двух типов: внешняя и внутренняя.
Внутренняя мотивация — ситуация, когда вы делаете что-то ради удовольствия.
Внешняя мотивация — это ожидание награды за желаемое поведение, например: «Схожу в зал три раза за неделю и тогда посмотрю любимый сериал».
Авторы теории самодетерминации считают, что внутренняя мотивация предпочтительнее внешней. Они изучали, как внешняя мотивация влияет на уже имеющуюся внутреннюю, и выяснили, что внешние награды могут уменьшить желание заниматься ради удовольствия. Если вы уже читаете книги ради интереса, не стоит себя дополнительно поощрять походом в кино после прочтения 4 новых книг за месяц.
Этап 3 — предусмотрение потенциальных препятствий. Для изучения английского это может быть отсутствие дисциплины, денег на платные занятия, свободного времени вечером и т. д.
Этап 4 — преодоление препятствий. Здесь мы разрабатываем план по устранению каждого препятствия. Например, проблему с дисциплиной могут решить разговоры с другом только на английском каждый день в одно и то же время. Вместо платных занятий можно найти бесплатные ролики по грамматике. Если нет свободного времени вечером, можно заниматься языком в дороге или во время тренировки, слушая подкасты.
Обычно постановку целей считают исключительно позитивным явлением. Это не так: от неправильно поставленной цели будет больше вреда, чем пользы. В исследовании 2009 года американские ученые описали случаи, когда постановка цели вызывала побочные эффекты. Их можно минимизировать, если заранее выявить источник проблемы.
Проблема 1: цели слишком специфичны
Иногда цель поставлена настолько узко, что человек упускает из виду другие важные особенности задачи. Возьмем для примера такой опыт:
Посчитайте, сколько раз студенты в белых майках передадут друг другу мяч
Из-за узкой направленности задачи большинство тех, кто проходит этот тест, не замечают, что в середине ролика в кадре появляется человек в костюме гориллы, колотит себя кулаками по груди и уходит.
Исследователи из Гарвардской медицинской школы воспроизвели в лаборатории процесс проверки в аэропорту на наличие оружия. Ученые сообщали, как часто эти предметы будут появляться, после этого испытуемые принимались за поиски. Когда называлась цифра в 50% появлений, участники допустили 7% ошибок. Но когда предупредили об 1% появлений, уровень ошибок подскочил до 30%.
Чтобы избежать этого, соберите полную информацию о проблеме. Такой подход особенно полезен, когда цена ошибки слишком высока, например при проверке на наличие оружия в аэропорту.
Проблема 2: слишком узкие цели
В исследовании 1990 года ученые попросили студентов прочитать абзац, в котором содержались как грамматические, так и содержательные ошибки — он якобы должен был использоваться в брошюре, посвященной бизнес-колледжу.
Студентов разделили на две группы: первой дали установку «сделать всё возможное», а перед второй поставили конкретные цели — исправить ошибки либо в грамматике, либо в содержании. В итоге первая группа чаще исправляла оба типа ошибок по сравнению со второй группой.
То же происходит и в сфере экологии. Исследователи считают, что стандарты Агентства по охране окружающей среды в отношении загрязнения слишком часто фокусируют внимание на соблюдении конкретных измеримых стандартов в ущерб общей цели защиты окружающей среды. Само наличие узких целей может привести к тому, что люди близоруко сосредоточатся на краткосрочных выгодах и упустят из виду потенциальные разрушительные долгосрочные последствия.
Этого можно избежать, если сверить узкие цели с глобальными и проверить, как они связаны между собой. Например, узкая цель «жить на 30% от зарплаты» помогает добиться глобальной цели «выйти на пенсию в 40 лет».
Проблема 3: целей слишком много
Люди с несколькими целями склонны концентрироваться только на одной из них. Некоторые типы целей игнорируют чаще, чем другие. В одном эксперименте ученые поставили перед участниками разные цели: отбирая акции для инвестиций, они должны были учитывать количество обработанных инвестиционных портфелей и точность их обработки.
Когда обе цели были трудными, участники жертвовали точностью ради количества, потому что его легче измерить (а значит, достичь цели).
Пример из реальной жизни — новогодние обещания. В порыве энтузиазма мы ставим по 10–20 целей, но благополучно забываем про большинство из них.
Выход из ситуации — ставить 3 цели на месяц и следить за прогрессом в их достижении.
Проблема 4: узкий временной горизонт
Отличный пример этой проблемы — изучение поведения водителей такси Нью-Йорка во время дождя. В дождливые дни жители наблюдают явный дефицит машин. Большинство считает, что причина в спросе, ведь, когда идет дождь, такси заказывают больше людей, чем в ясную погоду. Однако оказалось, что это не единственный фактор: в дождливые дни водители уходят с работы быстрее, чем в солнечные.
Причина кроется в ежедневной цели большинства таксистов — заработать вдвое больше денег, чем при сдаче в аренду своего автомобиля за 12-часовую смену.
В дождливые дни люди чаще вызывают такси. Водители зарабатывают деньги и достигают своей ежедневной цели быстрее, чем в солнечные дни, а значит, можно раньше вернуться домой!
Принцип экономической эластичности заработной платы предсказывает, что людям было выгоднее работать больше часов в дни с повышенным заработком и меньше — в дни с пониженным. Если бы водители такси Нью-Йорка работали дольше, отслеживали показатели повышенного спроса и игнорировали свою типичную ежедневную цель, они смогли бы увеличить свой совокупный заработок и уменьшить общее время работы.
Избежать этого можно, сверяя краткосрочные цели с долгосрочными и находя связь между ними.
Проблема 5: слишком рискованные цели
В некоторых областях постановка целей может стать причиной рискованного поведения и значительно снизить производительность.
История краха Континентального Иллинойсского банка похожа на историю банкротства Enron и финансового кризиса 2008 года. В 1976 году председатель банка Continental объявил, что в течение пяти лет величина кредитования будет соответствовать величине любого другого банка. Для достижения этой цели банк изменил свою стратегию с консервативной на агрессивную — стал выдавать кредиты более рискованным заемщикам под более высокие проценты. Continental стал бы седьмым по величине банком США, если бы его заемщики смогли погасить свои кредиты — но вместо этого банк пришлось спасать правительству.
Иногда последствия такого поведения могут оказаться фатальными. В 1996 году гиды мирового класса по высокогорью Роб Холл и Скотт Фишер захотели подняться на вершину горы. Ради этого они приняли ряд рискованных решений, которые привели к гибели их самих и их 6 клиентов.
Перед постановкой цели заранее подумайте, как далеко вы готовы зайти ради ее достижения — и поставьте четкую границу, переходить которую вы считаете неразумным. Это поможет избежать поведения сверх ожидаемого риска.
Проблема 6: неэтичное поведение
Ученые из Пенсильванского университета провели исследование, чтобы найти прямую связь между постановкой целей и мошенничеством.
Оказалось, что люди чаще лгут о своем уровне производительности, если у них есть конкретная сложная цель, чем когда никакой цели нет. Еще чаще это происходит, когда фактический уровень производительности не достигает поставленной цели.
Больше вероятность, что человек будет лгать, если его мало контролируют, стимулируют финансово для достижения целевых показателей, а этика в организационной культуре не в приоритете.
Решение: обозначьте заранее, какое поведение выходит за грань этики.
Проблема 7: цели препятствуют обучению
Если людям ставят конкретные цели, они с меньшей вероятностью попробуют альтернативные методы, которые могут помочь им научиться выполнять задачу. Например, для обучения стажеров в американских ВВС использовалась симуляция авиадиспетчера, и оказалось, что достижение четкой цели мешало обучению в этой сложной области.
Решение: вместо конкретной цели обозначьте направление, в котором вы хотите двигаться вперед.
Проблема 8: цели создают культуру соперничества
Акцент на увеличении прибыли может повредить альтруистическим мотивам. Если человек сфокусировался на достижении конкретной личной цели, то вероятность, что он будет помогать коллегам, уменьшится. Цели могут способствовать конкуренции вместо сотрудничества и снизить общую эффективность.
Решение: сделайте так, чтобы личные мотивы и цели совпадали с командными.
Проблема 9: постановка целей снижает внутреннюю мотивацию
Уровень внутренней мотивации может упасть не только из-за дополнительных наград, но даже из-за собственно постановки цели. Люди склонны завышать важность внешних наград в мотивировании других.
Решение: если есть внутренняя мотивация, ставьте цель «сделать всё возможное».
Повышаем самооценку: вместо списка целей — список достижений
Итак, самооценка — важный фактор для достижения целей. С появлением соцсетей удержать стремительно падающую самооценку стало еще сложнее: когда каждый день листаешь ленту, сплошь усеянную «успешным успехом», начинаешь обесценивать собственные достижения.
Чтобы это исправить, попробуйте вместо перечня целей вести список своих достижений.
Ежедневно вечером выделяйте 5 минут в день, чтобы вспомнить все свои победы, даже самые маленькие. Научились исполнять «собачий вальс»? Первый пункт найден. Не нахамили прохожему, который наступил вам на ногу? Добавляем в список. Согласно одному исследованию пациентки, которые просто вели свой дневник питания, похудели больше, чем другие участницы.
Нас со школы учат замечать только свои ошибки. Но замечать и запоминать правильные поступки не менее ценно!
Что делать: кратко
Поймите, что постановка цели не панацея.
Ищите внутреннюю мотивацию в том деле, которым вы занимаетесь, она полезнее внешней.
Помните о 5 правилах Лока и Латема: ясность формулировок, вызов, публичное обязательство, обратная связь и контролируемая сложность.
Используйте методику WOOP и вместо конкретной цели определите направление движения. Внутреннюю мотивацию вы найдете на втором шаге методики.
Перед постановкой цели проверьте, насколько вероятно возникновение негативных побочных эффектов. Минимизируйте их, если можете.
Ищите группу поддержки, которая поможет вам в достижении цели. Это может быть как один человек, так и группа людей.
