Это не «Черное зеркало». Тест о новых технологиях

Как перестать отвлекаться на телефон и почту

Крис Бэйли — специалист по продуктивности и автор бестселлера «Мой продуктивный год». Его новая книга «Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени», выходит в издательстве «Альпина Паблишер». Мы выбрали из нее 16 советов, которые помогут вам меньше отвлекаться на телефон, почту и мессенджеры — это уменьшит стресс и увеличит эффективность ваших действий.

Наши телефоны отличаются от компьютеров только наличием сотовой связи, но по какой-то причине — возможно, потому, что они положительно стимулируют и эмоционально подкрепляют нас в течение дня, — мы отвлекаемся на них неизмеримо чаще, чем на компьютеры. Не стоит давать блестящей прямоугольной коробочке столько власти над собой. <…>

Вот несколько стратегий, которые помогут добиться, чтобы телефон и другие устройства не контролировали жизнь:

  • Не заполняйте паузы телефоном. Сопротивляйтесь желанию проверить телефон, пока стоите в очереди в магазине, идете в кафе или сидите в туалете. Используйте эти небольшие перерывы, чтобы поразмыслить над текущей задачей, подзарядиться, обдумать альтернативные подходы к работе и жизни. Не стоит тратить ваше время, бездумно транжиря его с помощью телефона.
  • Обменяйтесь трубками. Ужиная или проводя время с другом или любимым человеком, ненадолго поменяйтесь телефонами. В этом случае, если понадобится что-то посмотреть, позвонить или сделать фото, у вас будет для этого возможность — но она не затянет вас в ваш личный мир отвлекающих факторов.
  • Используйте режим полета. Переключите телефон в режим полета, если работаете над важным заданием или пьете с кем-то кофе. Невозможно полностью уделить время делу или общению, не полностью уделяя ему внимание. Это более действенный прием, чем просто положить телефон в карман, потому что в последнем случае вы будете знать, что в нем копятся уведомления и поводы отвлечься, которые ждут вас. Режим полета полностью исключает возможность, что уведомление помешает работе. Потом вы разберетесь с оповещениями на своих условиях.
  • Купите второй гаджет специально, чтобы отвлекаться. Возможно, это звучит весьма глупо, но недавно я купил iPad с единственной целью: чтобы отвлекаться. На телефоне у меня установлены приложения для социальных сетей (но не для электронной почты), а на планшете — все, что может меня отвлечь. Свалив эти задачи на планшет, который лежит в другой комнате, я лучше концентрируюсь и глубже погружаюсь в работу, когда по какой-то причине приходится держать телефон при себе. Покупка планшета с этой единственной целью кажется не самым дешевым капризом, но ваше внимание того стоит.
  • Создайте папку «Бессмысленное». Попробуйте собрать самые отвлекающие приложения — те, из-за которых вы входите в режим автопилота, — в папке «Бессмысленное» в телефоне или планшете. Название папки будет постоянно напоминать вам о том, на что вы собираетесь отвлечься.
  • Удалите лишние приложения. Посмотрите, что установлено у вас на телефоне, и удалите приложения, на которые тратится слишком много времени и внимания — в том числе приложения для социальных сетей и новостей. Это действует на удивление освежающе, эдакая генеральная уборка на телефоне. Посмотрите, какие приложения дублируют по функциям другие, установленные на прочих ваших устройствах. Может, стоит удалить почтовый клиент, если вы можете смотреть почту с планшета. Приложение для инвестиций, которое вы постоянно проверяете, разумно снести, если у вас есть доступ к той же информации с компьютера.

Последние 30 лет в нашу жизнь проникают всё больше и больше электронных устройств. <…> Мы постоянно рискуем оказаться в ловушке: привносим новые устройства в свою жизнь, не задавшись вопросом об их ценности. Клейтон Кристенсен, преподаватель Гарвардской школы бизнеса, разработал полезный способ оценить, насколько важен девайс в вашей жизни: спросите, на какую «работу» вы его нанимаете. Каждая вещь, которую мы покупаем, должна решать для нас какую-то задачу — мы нанимаем бумажные платочки Kleenex, чтобы высморкаться, Uber — чтобы добраться из одного места в другое, OpenTable — чтобы забронировать столик в ресторане, Match.com — чтобы найти партнера.

Мы нанимаем телефоны, чтобы они выполняли многие из этих задач — возможно, больше, чем любое другое устройство в нашем распоряжении. Они работают будильником, фотоаппаратом, часами, навигатором, приставкой для видеоигр, почтовым ящиком, посадочным талоном, плеером, радио, билетом на метро, ежедневником, картой и многими другими вещами. Неудивительно, что мы тратим на них так много времени.

Когда мы накапливаем много устройств, какие-то из них порой теряют работу. <…> Недавно я избавился от фитнес-трекера — хотя сначала он приносил мне немало удовольствия, я все время забывал, на какую работу его нанял. Несколько лет назад я по той же причине избавился от телевизора и подписки на кабельные каналы: я нанял Netflix.

Прежде чем купить очередное устройство, спросите себя: какую работу, которую не могут выполнить другие устройства, оно будет делать? Размышляя о своих устройствах в этом контексте, вы будете вынуждены рассмотреть, зачем они на самом деле вам нужны, и, что еще важнее, сможете вводить их в свою жизнь по-настоящему осознанно.

Электронная почта

В экономике знаний электронная почта — один из главных отвлекающих факторов, с которым мы сталкиваемся каждый день. <…> Одна из лучших стратегий, чтобы укротить электронную почту, — ограничить число оповещений, которые вы получаете, — тогда вы будете не так часто прерываться. Сегодня 64 % людей используют оповещения в виде звуковых или визуальных сигналов — если вы относитесь к этой категории, то, возможно, тратите на электронную почту слишком много времени и внимания.

Кроме сокращения числа оповещений, у меня есть еще десять любимых приемов для работы с электронной почтой, которые приведены ниже. Они помогут проверять новые письма осознанно и ограничить время, которые вы на них тратите. Многие из этих стратегий подходят и для других приложений для работы с сообщениями, например Slack.

  • Проверяйте новые сообщения, только если у вас есть время, внимание и энергия, чтобы разобраться с задачами, которые содержат письма. Тогда вы действительно можете отреагировать на новые письма, а не будете просто переживать из-за необходимости отвечать.
  • Следите за тем, как часто проверяете новые сообщения. В среднем работник умственного труда проверяет электронную почту 11 раз в час — 88 за день. С таким количеством перерывов в работе трудно чего-то добиться. Согласно тому же исследованию, в котором выяснился этот факт, среднестатистический пользователь тратит на работу с сообщениями всего лишь 35 минут в день, а это значит, что электронная почта забирает гораздо больше вашего внимания, чем собственно времени. Если вы осознаете, как часто проверяете новые сообщения, скорее всего, вам захочется делать это реже, потому что помехи обходятся слишком дорого.
  • Решайте заранее, когда будете проверять почту. Если вы загодя знаете, когда станете проверять почту, то будете заглядывать в нее гораздо реже. 70 % сообщений адресаты электронной почты открывают в первые шесть секунд после того, как их получат, поэтому, отключив оповещения, вы будете чувствовать себя спокойнее и больше думать о том, что делаете. Я обычно проверяю почту один раз в день в 15:00, и у меня настроен автоответчик, который оповещает об этом корреспондентов. Если при вашей работе такая частота нереальна, найдите другой подходящий вариант — если выйдет меньше 88 раз в течение рабочего дня, это уже лучше, чем в среднем. Лучше выделить на это определенное время в ежедневном расписании и настроить автоответчик. Это удобно для вас и ответственно по отношению к другим. Если соблазн проверять электронную почту непреодолим, поставьте приложение-блокировщик. У 84 % сотрудников почтовый клиент работает в фоновом режиме, но, если закрыть его, вы сможете концентрироваться дольше, чем на 40 секунд.
  • Входите в гиперфокус, работая с электронной почтой. Если работа требует, чтобы вы постоянно отвечали на письма, попробуйте войти в гиперфокус, отвечая на сообщения. Заведите таймер на 20 минут и за это время проработайте максимум писем. Даже если вы получаете невероятно много сообщений, работая в гиперфокусе по 20 минут хотя бы в начале каждого часа, вы сможете быстро возвращаться к взаимодействию с людьми и в оставшееся время выполнять важную работу. Отправителям придется ждать ответа максимум 40–60 минут.
  • Сократите число точек соприкосновения. Чтобы воспользоваться одним из самых эффективных приемов, повышающих продуктивность, требуется всего десять секунд: удалите приложение для электронной почты в смартфоне. У меня почтовые программы установлены только на компьютере и на «отвлекающем» планшете.
  • Заведите два почтовых ящика. Я поступил именно так: один адрес доступен всем, другой знают только ближайшие коллеги. Я проверяю почту в общедоступном ящике раз в день, а в другом — несколько раз, порциями. В некоторых случаях эта стратегия себя оправдывает.
  • Устраивайте «почтовые каникулы». Если вы возитесь с большим проектом, настройте автоответчик: пусть он информирует корреспондентов, что у вас «почтовые каникулы» на один-два дня, но при этом вы находитесь в офисе и вам можно позвонить или нанести личный визит, если что-то срочное. Люди проявляют гораздо больше понимания к этой стратегии, чем может показаться.
  • Пользуйтесь правилом пяти предложений. Чтобы сэкономить время и проявить уважение ко времени адресата, старайтесь, чтобы в каждом сообщении было не больше пяти предложений. Добавьте к стандартной подписи пометку, что поступаете так намеренно. Если у вас появится желание написать больше, воспринимайте это как повод позвонить по телефону. Это не даст вам увязнуть в бесконечном обмене письмами.
  • Не спешите отправлять важные сообщения. Не каждое письмо стоит посылать сразу же — это особенно справедливо, если, сочиняя ответ, вы испытываете сильные эмоции. Иногда может выясниться, что отвечать вообще не стоит. Если письмо важное, если общение стало слишком эмоциональным или вам необходимо хорошо подумать, дайте себе время на отклик — обеспечьте мыслям свободу, чтобы на поверхность поднялись новые, лучшие, более творческие идеи.

И все равно электронная почта остается одним из главных источников стресса в нашей работе. В одном исследовании участников попросили отказаться от электронной почты, и всего через неделю у них изменилась вариабельность сердечного ритма, поскольку они стали испытывать гораздо меньший стресс. Участники эксперимента больше общались с людьми, дольше работали над своими задачами, реже пытались делать много дел одновременно и гораздо лучше концентрировались. Отсутствие электронной почты позволило им работать медленнее и более осознанно. Когда эксперимент закончился, участники сказали, что в процессе они испытывали облегчение и умиротворенность, а также смогли восстановиться.

А вот еще что интересно