Ешьте лягушек на завтрак: 8 техник тайм-менеджмента, которые помогут организовать день, неделю и весь год

Выполнить неприятную задачу: правило лягушки

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Мотивационный оратор Брайан Трейси применил мысль классика к организации рабочего дня.

«Лягушками» Трейси называет самые важные, сложные и трудоемкие задачи, которые мы обычно откладываем. Он советует начинать день именно с них. Когда вы справитесь с трудным делом, у вас поднимется настроение и возрастет мотивация, к тому же вы сэкономите время, которое могло бы уйти на прокрастинацию.

Если за день нужно решить сразу несколько сложных задач, Трейси советует выбирать самую большую и важную из них. Так постепенно сформируется привычка сразу приступать к главному, а это, по мнению автора методики, ключ к высокой продуктивности.

Правило лягушки и другие техники управления временем Трейси описал в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

Сконцентрироваться на работе: метод помидора

Секрет популярности метода помидора — в простоте. Для продуктивной работы нужно выделить 25 минут, которые тратятся только на задачу, а следующие 5 минут — на отдых. Спустя четыре таких цикла можно сделать более длительный перерыв — на 15–30 минут.

Метод придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980-х. Ему никак не давалась подготовка к экзаменам: он постоянно отвлекался. Тогда Франческо решил проверить, сможет ли он сконцентрироваться на учебе в течение хотя бы 10 минут. Ему на помощь пришел кухонный таймер в виде помидора, который и дал название технике.

Автор методики советует работать в интервалах по 25 и 5 минут, но вы можете подстроить ее под себя. Например, трудиться 90 минут, как советует коуч Тони Шварц, а отдыхать — 30, как рекомендует сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич.

Чтобы метод приносил результаты, нужно заводить будильник и буквально включаться в работу по звонку. Для этого удобно использовать не смартфон, на который приходят отвлекающие уведомления, а аналоговые часы с таймером. Немецкие часы с секундомером Boccia Titanium вы найдете в федеральной сети ювелирно-часовых магазинов AllTime. С ними можно с головой уйти в работу, но не потерять счет времени.

Победить прокрастинацию: практика 20 минут

Когда сложно взяться за дело, журналист Йонес Хенни рекомендует метод 20 минут, похожий на технику помидора. Нужно пообещать себе не работать долго, а выделить на задачу те самые 20 минут. Затем вы должны решить: работать дальше или остановиться. Фокус в том, что, скорее всего, вы продолжите: когда мы вовлекаемся в задачу, нам по инерции проще ее продолжить, чем бросить на полпути. Хенни отмечает, что с помощью этого метода обычно трудится вдвое больше, а иногда получает заряд продуктивности на четыре часа! Как говорится, лиха беда начало.

Спланировать день: метод ALPEN

Метод придумал немецкий экономист Лотар Зайверт. Каждая буква в аббревиатуре ALPEN на немецком означает важный шаг в системе:

A (Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren) — запись задач, встреч и мероприятий;
L (Länge schätzen) — установка тайминга для каждого дела;
P (Pufferzeiten einplanen) — установка резервного времени;
E (Entscheidungen treffen) — принятие решений;
N (Nachkontrolle) — контроль.

В начале дня вы составляете список задач, а затем отмечаете, сколько времени потребуется на каждую. После выделяете на работу 60% времени — остальное тратится на общение, отдых и незапланированные дела.

Расставляйте приоритеты: что-то можно отложить, что-то делегировать. В конце дня оценивайте, насколько продуктивно поработали, вносите правки в план и перемещайте невыполненные задачи на следующий день. Если откладываете задачу несколько дней, повышайте ее приоритет или отказывайтесь от нее.

Спланировать рабочую неделю: «пессимистичный» подход

Консультант по тайм-менеджменту Лора Вандеркам заметила: даже люди, которые планируют дела на неделю вперед, не закладывают резерв на форс-мажоры. Поэтому, когда всё идет по плану, им хватает времени, а если нужно поработать больше, приходится отказываться от хобби, времени с семьей или саморазвития.

Она предлагает не строить иллюзии, что график будет соблюден минута в минуту, и выделить на неделе дополнительное время для рабочих задач. С плотным расписанием это может быть непросто, зато такой «пессимистичный» подход точно позволит всё успевать.

Вандеркам резюмирует:

«Хороший тайм-менеджмент заключается в планировании надежного, а не идеального расписания».

Спланировать день, месяц и год: правило трех

Автор книги «Мой продуктивный год» Крис Бейли предлагает сфокусироваться всего на трех важных делах на день. Он рекомендует с утра определять эти задачи, а рабочий день посвящать их выполнению.

В чем смысл? Обычно мы оцениваем свою продуктивность по количеству выполненных дел, хотя не все они равноценны. Правило трех позволяет сосредоточиться на главном.

С помощью этого метода можно планировать не только рабочий день, но и неделю, месяц или год. Попробуйте наметить три цели на месяц и три глобальные — на год, и пусть каждый день приближает вас к их достижению.

Сделать тайм-менеджмент стилем жизни: система GTD

Методику продуктивности GTD (Getting Things Done) описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен, эксперт по вопросам личной эффективности. В основе системы — простая мысль: нам проще обрабатывать информацию, чем хранить ее. Чтобы разгрузить мозг, Аллен советует собирать все задачи и идеи, даже самые мелкие и безумные, в одном месте. Их можно хранить в таск-трекере, в электронной почте или заметках на телефоне.

Когда задачи и идеи собраны, нужно добавить подробностей: прописать по шагам каждый пункт, назначить дедлайн, если это возможно. То, что можно делегировать, делегируйте, то, что потребует не больше двух минут вашего времени, сделайте сразу, а задачи с конкретным дедлайном перенесите в календарь.

Все задачи и идеи можно рассортировать по папкам. Например, завести отдельные для задач по конкретному проекту, домашних дел и планов на будущее. Когда всё будет организовано, выбирайте папку из нужной категории и приступайте к работе по уже описанным шагам.

Важно хотя бы раз в неделю обновлять списки. Процесс может показаться скучным, но, если втянетесь, метод начнет работать автоматически и жизнь станет куда более упорядоченной.

Сохранить вдохновение надолго: метод «Автофокус»

Эксперт в области производительности Марк Форстер адресовал «Автофокус» творческим людям, которым ненавистны скучные дела.

Он предлагает завести линованный блокнот и записать на первой странице все задачи, которые приходят в голову. После быстро пробежаться по списку, а затем сделать это медленно и вдумчиво, чтобы найти задачу, которую хочется решить больше всего. Форстер советует заниматься ей столько, сколько хотите. Если интерес пропал, а дело осталось невыполненным, вычеркните его из списка и допишите — внизу.

В идеале нужно работать с первой страницей, пока все дела не будут вычеркнуты. Но, если какие-то задачи выполнять не хочется, оставьте их и переходите к следующей странице — с новым списком дел. Когда блокнот закончится, вернитесь к началу и возьмитесь за невыполненные задачи.

Некоторые дела, например проверку электронной почты, нельзя откладывать. Для них Форстер рекомендует завести отдельный блокнот, а дальше действовать по той же схеме.

Этот метод сочетает системный подход к делу с интуитивным. Интуиция помогает сделать подходящий выбор и не тратить часы на прокрастинацию.

Чтобы всегда следить за временем, подберите наручные часы в федеральной сети ювелирно-часовых магазинов AllTime. Там вы найдете изящные модели от бренда Rodania, часы в стиле кэжуал от Invicta, спортивные и водонепроницаемые часы — для активных и умные гаджеты — для тех, кому важно постоянно быть на связи. Они помогут не тратить время впустую и станут надежными помощниками в ежедневных делах.