6 простых советов, которые помогут вам экономить время

Боб, ты знаешь, мой терапевт говорит, если я не буду ценить свое время, то никто не будет.

Тедди, «Закусочная Боба»

Не опаздывайте

«Многие опаздывающие люди — нереалистичные оптимисты, и это влияет на их восприятие времени, — считает автор книги „Легкий способ перестать опаздывать“ Диана Де Лонзор. — Они верят, что могут позавтракать, постирать одежду, выйти в магазин за продуктами и сходить на почту за полчаса. Может, и был один день 10 лет назад, когда такой спринт удался. Но они забывают остальные дни, когда эта череда дел заняла намного больше времени».

Постоянные опоздания могут навредить карьере, отношениям с друзьями и много чему еще. Проблемы возникнут даже на рабочих местах с гибким графиком. Руководители, согласно исследованиям Де Лонзор, реже повышают опаздывающих сотрудников.

Как стать пунктуальным? Без плана вы, скорее всего, обречены на провал. Работайте над проблемой каждый день не меньше месяца.

Затем заново научитесь определять время. Опаздывающие люди часто недооценивают требуемое время на 25–30%. Запишите все задачи и посчитайте, сколько времени на самом деле нужно. Карты или навигатор помогут. И никогда не планируйте быть вовремя. Вместо этого рассчитывайте быть раньше намеченного часа. Пунктуальные люди всегда закладывают больше времени, например на непредсказуемую дорогу. Будьте готовы подождать. Больше об этом — в книге Де Лонзор.

Чтобы всегда быть в назначенный час, пользуйтесь «Ситимобил». Машина приедет вовремя, а если что-то пойдет не так и такси будет позже назначенного времени, вы получите скидку 15% на следующую поездку. Акция действует до 31 августа 2020 года. Подробности на сайте.

Используйте время с умом

В этом может помочь эксперимент профессора Гарвардского университета Ричарда Дж. Лайта со своими студентами. В рамках семинара Лайт попросил учащихся распределить по важности лекции, время с друзьями, спорт, книги, не входящие в список обязательных для чтения, и т. д. Затем студенты составили список того, как они фактически проводили время каждый день в течение недели. И сопоставили два списка. Насколько они совпали? У нескольких студентов — совпали. Но большинство, по словам Лайта, были «удивлены и встревожены‎», узнав, что больше всего времени тратят на неважные дела. Попробуйте. Подробнее об этом и других упражнениях — в материале Лайта на сайте The New York Times.

Расставляйте приоритеты

Иногда вы можете быть собственным злейшим врагом — и всё из-за так называемого эффекта срочности: мы склонны отдавать приоритет тем делам, которые сулят нам немедленное вознаграждение. Но дальше — больше. Это исследование показало, люди выбирают небольшие срочные дела с дедлайном, а не важные задачи, которые хоть и дадут результат позднее, но зато он будет объективно намного ценнее.

Представьте, что, прежде чем написать этот текст, его автор заполнил бы документы для нового паспорта, погулял с собакой, сходил в магазин за хлебом, ответил на несколько сообщений в инстаграме и, конечно, позавтракал, потому что был голоден. Знакомо? Некоторые из этих задач важны (например, документы), но, очевидно, сдать вовремя текст важнее.

Как расставлять приоритеты? Ответ может крыться в методе 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Начертите квадрат с четырьмя ячейками. В верхней части: срочные дела и несрочные. Слева: важные и не важные. Выглядит это так. Ежедневно вписывайте в квадраты свои задачи. Вы быстро заметите, что вещи, связанные со сроками и дедлайнами, часто не самые важные. Соответственно, запланируйте время, чтобы закончить их позже или, если возможно, делегируйте. А еще вы столкнетесь с задачами, которые не имеют дедлайна и не важны. Удалите их из списка дел и вашей жизни.

Одно дело за раз

За двумя зайцами погонишься — ни одного не поймаешь. С этой пословицей согласны и ученые. «Многозадачность биологически невозможна», — говорит Эрл К. Миллер, профессор неврологии из Массачусетского технологического института. Ваша способность выполнить задачу зависит от вашей сконцентрированности на ней.

По словам Миллера, нейронным сетям мозга нужно время, когда вы перескакиваете с одной задачи на другую. Эти дополнительные действия замедляют вас. И вы больше ошибаетесь. Многозадачность плохо влияет и на креативность. Вот несколько советов:

1. Активно сопротивляйтесь желанию заглянуть в социальные сети, пока работаете. Кому-то, возможно, помогут приложения, блокирующие соцсети: SelfControl, Freedom, StayFocusd и Anti-Social.

2. Если чувствуете, что теряете концентрацию, читая одно и то же предложение снова и снова, — встаньте из-за стола и немного походите.

3. Работайте интервалами. Установите таймер на 5 или 10 минут (цифра может быть и больше) и полностью сконцентрируйтесь на задаче в течение этого времени. Затем отвлекитесь на минуту и вернитесь к задаче.

Не прокрастинируйте

Помните, когда вы отложили важный проект и вместо этого смотрели видео с кошками на ютубе? А потом — как кошка смотрит видео с кошками. Это и есть прокрастинация. И за нее часто приходится платить. Почему мы так делаем?

Психологи Тимоти Пичил и Фушия Сируа обнаружили, что, прокрастинируя, мы пытаемся избежать не работы, а негативных эмоций. Мы откладываем дело, когда оно вызывает тревожность, растерянность или скуку. Избежав этого, мы, конечно, чувствуем себя лучше. Но ненадолго.

Чтобы не прокрастинировать, нужно заняться не тайм-менеджментом, а менеджментом эмоций.

Писательница Маргарет Этвуд призналась, что страдала невротическим перфекционизмом. Что это значит? Она свой самый строгий критик. И это не давало ей написать ни строчки. Она откладывала произведение «Рассказ служанки» три года.

Здоровым перфекционизмом было бы задать высокие стандарты, но не беспокоиться о том, что подумают о них другие. А если черновик не удовлетворяет, вместо того чтобы уничижать себя и ничего не делать, вам нужно встать на свою сторону. Вы человек, людям свойственна прокрастинация. Приняв это, сделайте план: что вас не устраивает в черновике и как довести его до ума.

Сразу несколько исследований показали: прокрастинаторы, как правило, совы, их активность приходится на ночное время. Если это про вас, попробуйте перенести работу на вечер. И овцы целы, и волки сыты. Но есть и третий способ: это исследование показало, что рядом с продуктивным человеком ваша работоспособность возрастет на 10%.

Ничего не делайте

Последуем принципу Monty Python: а теперь нечто совсем другое. Этот подзаголовок может сбить с толку. Как — ничего не делать? Подходов к тому, как жить гармонично, много. Один из них — голландский niksen, что можно перевести как «ничегонеделание».

Идея niksen в том, чтобы просто, например, смотреть в окно или сидеть неподвижно. Это же лень и непростительное расточительство времени! Не совсем так.

Современная культура не способствует ничегонеделанию. И это может сказаться на нашем психологическом здоровье и продуктивности. Соцсети не облегчают задачу. Непрерывно чем-то себя занимая, мы можем потерять способность сидеть неподвижно и ничего не делать. Наш мозг буквально меняется.

Это исследование обнаружило, что процесс мечтания — неизбежный от безделья — «буквально делает нас более креативными, помогает в решении проблем и в разработке творческих идей». Но для этого требуется полное безделье.

Как бы парадоксально это ни звучало, безделье — хороший инструмент продуктивности. «Если у вас нет энергии, продуктивным вы не будете, — говорит Крис Бейли, эксперт по продуктивности. — В вашем „автомобиле“ не будет топлива, и далеко вы не уедете».

«Ничегонеделание как будто бы освобождает вас от вашего сознания и через какое-то время вы думаете яснее», — считает Манфред Кетс де Врис, профессор французской бизнес-школы INSEAD.

Подробнее о том, как практиковать niksen, — в книге журналистки, автора The BBC, The Guardian, The Washington Post Ольги Мекинг.

«Ситимобил» ценит ваше время и заботится о том, чтобы такси приехало вовремя. А если придется ждать дольше обещанного, вы получите скидку 15% на следующую поездку. Акция действует до 31 августа 2020 года. Подробности на сайте.