Как перестать отвлекаться на работе

Невнимательность и непродуктивность — бич многих людей, утверждает Сьюзан Дэвид, основатель Института коучинга Гарвард/Маклин и автор книги Emotional Agility. Добавим к этому, что мы постоянно находимся под лавиной информации: новости, уведомления, сообщения, другие отвлекающие факторы. Даже в дни, когда все способствует сосредоточенной работе, приходится отвлекаться на происходящее в жизни коллег.

«Мы чутко улавливаем поведение и эмоции окружающих людей, — говорит Сьюзан Дэвид. — И когда это происходит, мы сбиваемся с мысли».

Рич Фернандес, CEO некоммерческого Института лидерства, глобальной организации, которая проводит тренинги по осознанности и эмоциональному интеллекту, отмечает: по сути, наш мозг запрограммирован на такую реакцию.

«У всех нас есть одна общая черта: нейроанатомия, порождающая стресс, который далеко не всегда приносит пользу», — объясняет он. Чтобы преодолеть эту тенденцию и сосредоточиться, нужно пройти восемь этапов. Перечислим их.

Осознайте опасность многозадачности

Для начала нужно понять, какое влияние оказывают на мозг постоянное жужжание телефона или короткие перерывы на Twitter и другие отвлекающие факторы. Фернандес объясняет: в мозге существует целая сеть областей, связанных с концентрацией внимания.

Есть сеть пассивного режима работы — она отвечает за анализ прошлого, прогнозы и планы, самопознание и понимание окружающих. «В этом режиме мы проводим как минимум половину дня», — говорит ученый.

Но когда нужно сосредоточиться, включается сеть активного режима работы, которая позволяет отложить в сторону посторонние размышления и сосредоточиться на задаче.

Отвлекающие факторы в любой форме тянут вас обратно в пассивный режим, и приходится приложить немало когнитивных усилий, чтобы снова сосредоточиться на задаче. «Некоторые исследования показывают: чтобы вернуться к изначальному уровню внимания, нужно затратить от 10 до 18 минут», — говорит Фернандес. Вот почему так важно сократить отвлекающие факторы до минимума.

Не препятствуйте эмоциональной реакции, но контролируйте ситуацию

Ощущение перегруженности порождает острые эмоциональные реакции: раздражение, гнев, тревогу. И они снижают продуктивность. Нужно разрушить этот цикл, говорит Сьюзан Дэвид.

Чтобы вернуть силу воли и контроль над ситуацией и не чувствовать себя «во власти событий, происходящих в мире и в вашем офисе», она предлагает четко сформулировать свои чувства, а затем задать себе несколько вопросов. К примеру: «Ясно, я злюсь, но кто здесь главный — гнев или я, человек?»

Фернандес соглашается с этим подходом: «Нужно признать свои чувства, их обоснованность и значимость, но не позволять им взять над собой верх».

Сосредоточьтесь

Если вы отвлеклись, говорит Фернандес, «сделайте паузу, оцените ситуацию, отметьте наличие отвлекающего фактора как триггера. Затем обратите внимание на изначальную задачу». Легче сказать, чем сделать, но помните: чаще всего мы волнуемся о том, что «не представляет непосредственной угрозы нашему существованию».

Чтобы включить логику, сосредоточьтесь «на чем-то более насущном и инстинктивном — таком, как дыхание». Например: «Я слишком увлекся этой веткой в Twitter. Постараюсь дышать глубже». Это поможет отвлечься от того, что вас тревожит.

По мнению Фернандеса, повести себя подобным образом — не значит проигнорировать отвлекающий фактор: «Не нужно подавлять его. Отметьте его, осознайте его существование и мысленно отправьте на дальнюю полку, чтобы поразмыслить о нем позже, когда вы сможете обсудить его с кем-то или будете не на работе и у вас появится свободное время».

Опирайтесь на свои ценности

Как только вы сосредоточитесь, то сможете решить, на что направить внимание. Сьюзан Дэвид говорит, что ощущение контроля формирует акцент на ваших ценностях. «Когда вы перегружены, возникает чувство, будто у вас отняли силу воли и свободу выбора, — утверждает она. — Но помните: даже в такой ситуации вы сами решаете, кем вам быть. Если одна из ваших основных ценностей — сотрудничество, сосредоточьтесь на нем. Что вы можете сделать, чтобы люди чувствовали себя частью команды?»

И решите, как ваша невнимательность влияет на самооценку: «Если вам важна справедливость, то подумайте, способствует ли этому рассеянность? Если вы проводите в Facebook по три часа в день, справедливо ли это по отношению к вашей команде или семье?»

Установите границы

Когда вы точно выясните, что вас отвлекает, установите для себя правила. Если вы знаете, что просмотр новостей вас расстраивает и мешает сосредоточиться, когда вы приезжаете в офис, — не просматривайте новости прямо с утра, мировые события вполне могут подождать хотя бы до обеда. Или решите, что сначала сделаете определенный объем работы, а уже потом зайдете в Facebook.

Если вам не хватает силы воли, существуют приложения для браузеров и смартфонов, которые контролируют, сколько времени вы проводите на конкретных сайтах. Но без практики все равно не обойтись.

«Многочисленные исследования показывают, что разница между вниманием и невниманием в целенаправленности», — говорит Фернандес.

Он приводит в пример спортсменов, которые во время тренировки следуют определенным правилам: «Я не уйду со штрафной линии, пока не сделаю десять бросков». Так что тренируйте свой мозг, приучайте его к сосредоточенности.

Выбирайте, с кем общаться

Социальное заражение — это реальность. «Каждому знакома ситуация, когда вы входите в лифт, а там все смотрят в мобильные телефоны. И вы тут же тоже достаете свой смартфон», — говорит Сьюзан Дэвид. Она ссылается на недавние исследования, которые показали: если ваш сосед в самолете купит конфету, а вы даже не знакомы с этим человеком, вероятность, что вы последуете его примеру, составляет 30%. То же самое касается и продуктивности на рабочем месте.

Если ваши коллеги постоянно отвлекаются сами или отвлекают вас, постарайтесь общаться с ними как можно меньше. Не нужно грубить, достаточно сказать: «Давайте поговорим об этом позже. Мне нужно сначала закончить отчет, а потом я сделаю перерыв».

Поддерживайте коллег, и пусть они поддерживают вас

Не избегайте своих рассеянных коллег, а попробуйте помочь друг другу сосредоточиться. Заключите соглашение. Определите время, в течение которого вы будете работать, не отвлекая друг друга или не заходя в социальные сети и в корпоративный мессенджер. Команда, с которой я работаю в Harvard Business Review, посмотрела подкаст на эту тему и решила, что подходящее время для сосредоточенной работы — по четвергам после обеда.

Активно поддерживайте друг друга. «Ваши коллеги в одной связке с вами и прекрасно понимают вашу ситуацию, поскольку сами находятся в той же культуре и организации», — говорит Фернандес. Сходите в кафе с коллегой и «попросите совета, коучинга».

Возможно, у него уже есть эффективная методика, которую вы еще не пробовали. Пообещайте друг другу, что измените свое поведение, и регулярно отслеживайте прогресс. Когда вы говорите другому человеку, что хотите измениться, у вас больше шансов действительно добиться преобразований.

Займитесь здоровьем

Если вы измотаны и обессилены, вы больше склонны перегружаться на работе, уверяет Сьюзан Дэвид. Важно высыпаться и заниматься спортом. Она предлагает также внести «небольшие коррективы в свой образ жизни», чтобы улучшить самочувствие. Делайте перерывы, выбирайте на обед здоровую еду, отключайте звук на телефоне. «Если вы регулярно проводите обеденный час в Facebook, оставьте телефон в офисе и пойдите прогуляться», — говорит Сьюзан.

Запомните основные принципы

Что нужно делать

Сосредоточьтесь на дыхании, чтобы прервать цикл тревоги и раздражения. Они появляются из-за того, что вы часто отвлекаетесь.

Подумайте, каким коллегой и лидером вы хотите быть, и пусть этот образ определяет ваше поведение.

Установите ограничения по использованию социальных сетей и электронной почты.

Чего не нужно делать

Обманывать себя и убеждать, что отвлекающие факторы не вредят вашей сосредоточенности — на когнитивном уровне они дорого обходятся.

Общаться с людьми, которым сложно сосредоточиться. Скорее всего, у вас появятся те же проблемы.

Пренебрегать своим здоровьем. Делайте перерывы, правильно питайтесь и высыпайтесь.

Кейс 1: запланируйте время для сосредоточенности

В прошлом году Эмили Лин, вице-президент финансовой компании, была загружена по горло. Она расширяла свою частную коучинговую практику и в то же время получила повышение на работе. Поскольку круг обязанностей вырос, на нее обрушилась целая лавина новых отвлекающих факторов. «Я стала получать намного больше электронных писем, сообщений и звонков. И люди стали чаще заходить ко мне в офис», — рассказывает она.

Эмили стало сложно выполнять работу. «Мне постоянно приходили уведомления о новом сообщении или электронном письме, и даже если мне хватало нескольких секунд, чтобы прочитать их или отправить короткий ответ, это все равно отвлекало», — говорит она. Соответственно, ее настроение тоже изменилось: «Некоторые сообщения меня просто злили. Я стала часто терять терпение в общении с коллегами».

Может быть интересно

Слепота по невниманию. Как концентрация на одной задаче мешает нам принимать решения

Медитация для чайников: как начать, что делать — и почему не всем это нужно

Она уже знала, что нужно ставить ограничения на социальные сети, заранее планируя время для перерыва. «Я определила для себя „окна“, когда мне можно заходить в Facebook. Скажем, во время десятиминутного перерыва между совещаниями или пока я жду лифт по дороге на обед. Как только я ввела эти короткие перерывы, мне стало намного проще контролировать желание проверять социальные сети во время работы», — делится она.

Тот же метод Эмили использовала, чтобы не отвлекаться от работы: выделила время для чтения сообщений, но только после того, как выполнит важнейшие дела дня: «В начале каждой недели я задавала себе вопрос, какие основные задачи нужно решить. И каждый день я спрашивала себя, какое важнейшее дело мне предстоит сегодня».

Она уверяет, что это помогло ей определить, сколько времени ей необходимо для сосредоточенной работы, а затем разбила его на периоды: «На два часа я выхожу из электронной почты, ставлю „не беспокоить“ в мессенджере и включаю голосовую почту на телефоне». Она даже надевает наушники, чтобы желающие заглянуть к ней в офис сразу видели: она занята.

Два часа — вполне достаточно, чтобы с головой погрузиться в работу и не слишком много, чтобы устать. После двухчасового периода Эмили отвечает на пропущенные звонки и накопившуюся электронную почту. Такие «ответные» паузы придают работе элемент срочности: «У меня даже адреналин вырабатывается, так я спешу доделать все свои дела за отведенный отрезок времени», — признается она.

Эмили уверена, что этот подход сработал: «Он оказал заметное влияние на мою продуктивность». И она ощущает меньше стресса: «Поскольку я перестала каждую минуту проверять электронную почту, у меня нормализовалось давление. Я теперь намного спокойнее реагирую, когда меня отрывают от работы».

Она также говорит, что сосредоточиться ей помогает здоровый сон. Несколько лет назад она спала всего по три-четыре часа в сутки, а теперь радикально изменила график и спит по шесть с половиной или даже семь часов.

«Раньше у меня было чувство, что я захлебываюсь, мне не удавалось сосредоточиться на работе, а теперь я могу ясно мыслить, — говорит она. — Когда мне удается хорошенько отдохнуть, мне легче находить новые возможности и проявлять креативность. Я знаю, что не обязана сразу отвечать на электронную почту». Она пропагандирует здоровый сон своим коучинговым клиентам.

Кейс 2: границы

Сара Тейлор (имя изменено), HR-менеджер международной гуманитарной организации, стала испытывать проблемы с концентрацией внимания за несколько месяцев до президентских выборов 2016 года в США. Кампания завершилась, но внимательность у Сары не восстановилась.

Она по-прежнему не могла оторваться от новостей: «Несколько часов в день — в рабочее время, а не только по вечерам — я маниакально проверяла ленту на сайтах New York Times, Washington Post и CNN». Capa постоянно отвлекалась от работы, отставала от графика, сидела в офисе до позднего вечера и приходила по выходным, чтобы наверстать упущенное.

«Так плохо я еще никогда себя не чувствовала, потому что почти не отдыхала — не говоря уже о том, что каждый день читала все эти жуткие новости», — Сара понимала, что такой образ жизни ничего хорошего не дает, но ей было тяжело установить для себя ограничения.

Однажды ей попалась на глаза ссылка на StayFocused — приложение для браузера, которое ставит на выбранные сайты временные ограничения. Она прочитала отзывы, убедилась, что приложение помогает многим людям со схожей проблемой, и решила попробовать. «В тот момент я отчаянно искала способ избавиться от плохой привычки и нуждалась в помощи, поскольку моей силы воли явно не хватало», — вспоминает Сара.

Она установила ежедневный лимит на три новостных сайта. Через 10 минут пребывания экран перекрывало окно: «Не пора ли поработать?» Сара говорит, что это ей помогло, хотя иногда она все-таки обходит ограничения: «Мой хитрый ум убеждает меня зайти на сайты, которые я еще не заблокировала, например ВВС».

Окрыленная успехом, она установила для себя и другие правила. Работая дома, Сара выносит из комнаты все гаджеты. Она, конечно, следит за новостями, «но, по крайней мере, это больше не угрожает моим основным обязанностям на работе».

Что делать, если вы отвлекаетесь на работе? 8 практик в помощь