4 ошибки тайм-менеджмента: как научиться управлять своим ресурсом

Понимание базовых принципов управления временем должно помочь нам успевать больше и становиться успешнее. Мы охотно составляем to-do-листы, расписываем свой день по минутам и планируем встречи в рабочих календарях. Но независимо от того, какими делами мы наполняем день, время, которым мы так стремимся управлять, остается неизменным: как бы мы ни старались, в сутках всего 24 часа.

Тайм-менеджмент поможет вам, если нужно вычеркнуть из списка дел менее приоритетные, но когда речь идет об успехе планирования, есть еще одна идея, которую нельзя не принимать во внимание, — это управление внутренним ресурсом.Управлять ресурсом и временем одновременно мешают четыре заблуждения.

1. Эффективность ≠ Результативность

Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.

Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.

Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи?Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.

Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.

Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.

Эффективность без результативности так же плоха, как результативность без эффективности.

Примеры соотношения результативности и эффективности

Допустим, вы проходите уже третий онлайн-курс. У вас отлажен образовательный процесс: вы занимаетесь три раза в неделю, составляете конспекты лекций и выполняете домашние задания. В освоении новых знаний вы демонстрируете завидную эффективность, но направлены ли эти действия на желаемый результат?

Если вы решили сменить сферу деятельности и проходите уже третий курс, но при этом даже не представляете, куда именно пойти работать, и еще не пробовали трудоустроиться, — определенно, нет.

Эффективность определяет наш подход к задаче и то, как выполнить ее правильно, использовав минимум энергии и не распыляясь.

Допустим, вы четко осознаете свою цель: сменить работу менеджера в офисе на удаленную работу программиста. Вы узнали о существующих вакансиях, требованиях к кандидатам и выбрали курс, который поможет вам развить нужные компетенции. Но вы никак не можете настроиться на эффективную учебу: постоянно не хватает времени на лекции, а их содержание забывается сразу, как только вы переходите к новой теме. В таком случае вы вроде как преследуете четкий результат, но процесс растянулся уже на год, а вашу учебу нельзя назвать эффективной.

Результативность определят то, что мы сделали или собираемся сделать, и наш фокус на том, чтобы делать «правильные» вещи, ведущие нас к цели.

Совет: усовершенствовать уже существующий процесс и улучшить текущий результат многим людям намного легче, чем рефлексировать над тем, туда ли мы движемся и какого результата хотим достичь. Чтобы научиться мыслить стратегически, в своем плотном графике работы и следования to-do-листам оставьте время для осмысления проделанной работы и ваших дальнейших жизненных целей.

Мыслить короткими спринтами вместо долгих марафонов и «сверять часы» своих внутренних желаний хотя бы раз в месяц — практика, которая позволит вам выявить слабые стороны и поработать над ними.

2. Работать много ≠ Работать хорошо

Чарльз Дарвин работал всего 3–4 часа в сутки. Можно посчитать его бездельником, но за свою жизнь ученый написал 19 книг, среди которых «Происхождение видов» — до сих пор один из главных трудов по биологии. При этом он много времени проводил на природе, ходил, читал и отдыхал.

После подъема, прогулки и завтрака Дарвин приступал к работе. Через полтора часа прерывался на разбор почты. В 10:30 снова возвращался к работе, а ближе к полудню считал работу на день завершенной. Он делал перерыв на сон, повторял прогулку и присоединялся к семье за ужином.

Вероятно, именно такой распорядок позволял Дарвину находить идеальный баланс между работой и отдыхом, сосредоточиться на творчестве и быть плодовитым.Этот распорядок кардинально отличается от уклада жизни многих современных горожан. Сегодня мы как будто не можем позволить себе работать меньше. Приходится держать руку на пульсе в течение дня, чтобы не упустить чего-то важного. Но очевидно, что можно по-другому подходить к работе и быть успешным в делах. Пример Дарвина показывает, что не всегда обязательно тратить на работу 8 часов, чтобы прийти к выдающемуся результату.

Совет: работать много и работать хорошо — часто независимые друг от друга характеристики.

Качество вашей работы не определяется одним только затраченным на нее временем — на него также влияют ваш опыт, сосредоточенность, способность делать перерывы и переключаться в процессе, здоровый сон, спортивные нагрузки.

Попробуйте понять: почувствуете ли вы себя лучше, заменив ежедневный просмотр телевизора вечерней прогулкой или проснувшись на 30 минут раньше обычного и сделав зарядку? Возможно, больший упор на заботу о теле поможет вам добиться новых высот в умственном труде.

3. Многозадачность ≠ Грамотное распределение времени и сил

Умение работать в режиме многозадачности — один из самых популярных навыков, которые запрашивают работодатели, а соискатели указывают в резюме. Кажется, что этот навык действительно хорош: с ним мы можем оперативно закрывать входящие задачи, переключаясь и параллеля рабочие процессы.Но вопреки легенде о Юлии Цезаре, делавшем 3 дела одновременно, человеческий мозг способен эффективно выполнять только одну задачу за один отрезок времени. Это касается и работы в офисе в окружении переговаривающихся коллег: это не так продуктивно, как возможность решать задачу сосредоточенно, сидя в личном кабинете.

Проблема в том, что любой посторонний шум (чей-то разговор или телевизор, работающий в фоновом режиме) заставляет наш мозг постоянно переключаться, даже если мы этого не замечаем. Переключение между отвлекающими факторами со скоростью в несколько миллисекунд в итоге приводит к потере концентрации на приоритетных задачах.

Читайте также

Заставить мозг учиться: как использовать нейробиологию на практике

Не только информационный шум снижает производительность: иногда мы организуем свое расписание так, что следование ему снижает нашу способность концентрироваться. Используя основы тайм-менеджмента, мы составляем список дел, но часто не обращаем внимания на характер задач. В результате расписание предполагает постоянное переключение между задачами разного типа. Наша работа над текстами, например, прерывается утром встречами, днем — созвонами с коллегами, а вечером — ответами на срочные письма.

Совет: многозадачность убивает концентрацию. Чтобы организовать время с заботой о своем ресурсе, необходимо группировать схожие типы активности (разбор почты и написание писем; звонки коллегам и встречи; анализ данных и составление отчетов; дизайн презентаций).

По возможности лучше минимизировать отвлекающие факторы: работать в тихом месте, если вам нужна особая концентрация, отложить подальше телефон или выключить уведомления.

4. Работать по ночам ≠ Работать с утра до вечера

Организм человека существует в тесной связи с ритмами светового дня. За синхронизацию уровня активности со сменой дня и ночи отвечает передняя часть гипоталамуса — супрахиазматическое ядро. Именно оно синхронизирует работу биологических часов организма, отвечая за выработку мелатонина и изменение температуры тела, в результате чего мы испытываем сонливость и прерываемся на сон.

У «сов» циркадные ритмы от рождения смещены, поэтому они чувствуют себя лучше, придерживаясь режима с более поздним засыпанием и бодрствованием. Но исследования показали, что таких людей не больше 20%.

Получается, что многие люди, определяющие себя как «совы», на самом деле ими не являются — однако продолжают практиковать поздние подъемы и засиживаются допоздна, пытаясь завершить начатые дела. Тем временем их внутренний ресурс страдает от работы в неподходящее время.

Выходит, большинство полуночников — не «совы», а те, кто не справляются с организацией распорядка дня.

Но и в течение дня мы не одинаково склонны решать аналитические и творческие задачи — в этом мы тоже подвержены определенным ритмам. Так, в ходе экспериментов ученые пришли к выводу, что пик способности решать сложные аналитические задачи приходится на утренние часы. А для задач, требующих озарения, лучше подходит вторая половина дня: в это время уровень когнитивной бдительности, позволяющий нам меньше отвлекаться на посторонние мысли, снижается, поэтому нам легче заметить неочевидные взаимосвязи.

Совет: важно прислушаться к своему организму и понять, в какие часы вы чувствуете себя наиболее сконцентрированным и настроенным на сложные задачи, а в какие ощущаете приток креативности: это утро или вечер? какие именно часы?

Так как в течение дня мы проходим фазы пика, спада и восстановления, вы можете прийти к более комфортному графику, сделав три простых шага:

1. Определите свое время для каждого цикла: когда вы чувствуете заряд бодрости, когда способны к усидчивости, а в какие часы испытываете усталость и нуждаетесь в перерыве?
2. Определите тип задачи, которую вы собираетесь выполнять: хотите ли вы заняться спортом, устроить обеденный перерыв или провести важные переговоры с партнерами? Эта задача творческого или аналитического типа?
3. Прислушавшись к себе, по возможности соотнесите пики вашей активности с типом задач, чтобы добиться лучших результатов.

---

Концепция управления ресурсом имеет в основе неопровержимый биологический факт: мы не можем быть одинаково продуктивными в течение всего дня. Ее применение на практике требует большего внимания к себе, поскольку ресурсный подход опирается не на следование общеустановленным правилам (таким, как в тайм-менеджменте), а на способность прислушиваться к себе и внутренним сигналам собственного тела.

В случае если наладить контакт со своими ощущениями не удается, а для самоорганизации вам необходимо давление, доставляющее дискомфорт, стоит попробовать временно переключиться на исследование возможных эмоциональных причин такой неорганизованности (самостоятельно или со специалистом).